Club détente et loisirs de GARGAS

 Réunion du Conseil d'administration du 1^er avril 2014

Présentes : Françoise Sevat, Anne Quesada, Danielle Sol, Edith Cœur, Renée Henry, Christine Gay, Marie-Pierre Latil, Françoise Aigrot,  Françoise Guillen, Gaby Jacot, Danielle Liotard, Annie Reynaert, Silvia Vaussier,

Absentes : Brigitte Charroin, Eliane Colonna,  Eliane Gueret, Martine Rispal, Chantal Zeender

Ordre du jour : Mise en place de l'Expo

Suite aux courriers adressés concernant la mise en place de l'Expo,

• la mairie de Gargas demande de confirmer et de préciser matériel nécessaire, donc nous confirmons qu'il faut 1 escabeau et 8 grilles doubles avec accrochage entre elles

•  La mairie d'Apt donne l'autorisation de poser la banderole, place de la Bouquerie. Quant au fléchage, et les affiches, il est strictement recommandé de les fixer aux candélabres.

• Pour la fourniture des flèches, voir chez Apta Fêtes

Par ailleurs, et afin d'alléger la masse de travail pour ce fléchage, il serait judicieux que chaque activité participe à la pose du matériel par secteur (aux différentes voies d'accès).

Pour cela, bien vouloir s'inscrire sur le tableau à l'Entrée du local.

Banderole

Elle sera installée du mercredi 21 mai au vendredi 30 mai inclus. Renée H. est chargée de réactualiser les dates en noir au lieu de jaune

Affiches

Silvia se charge de faire imprimer

• 100 affiches pour le prix de 6,73 €
• 150 flyers pour le prix de    10,09 €

Les affiches et les flyers seront distribués :

• à la MJC
• dans les mairies
• les différents clubs de Patchwork environnants
• les différentes radios (France bleu, radio Comète etc...)
• aux adhérentes du Club pour distribuer autour d'elles

Invitations

Les invitations réalisées par Danielle Sol, seront destinées :

• aux officiels de la mairie de Gargas
• aux membres d'honneur du Club
• à la presse et aux radios

Tombola :

Le tirage se fera par activités

Prévoir :

• 1 à 2 lots par activités
• carnets à souches de couleur marron, vert et bleu (vendus au magasin « Majuscule »)
• 1 urne par activités

Divers:

Prévoir

• 2 caisses (monnaie) pour l'entrée et la porcelaine
•  des rouleaux de papier pour recouvrir les tables d'exposition
•  du papier d'emballage pour la présentation des ouvrages vendus (Danielle Sol s'en charge)

Permanences

Prévoir un roulement de 2 personnes au moins dans chaque salle.

Conclusion :

Afin d'assurer la réussite de cette Exposition, il est demandé aux participantes des différentes activités de se motiver au maximum, avant, pendant et après pour en assurer le succès.

Prochaine réunion du C.A. pour la dernière mise au point,fixée le mardi 6 mai 2014 à 16 h 30